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Warum es jetzt um die Arbeitsproduktivität Ihrer Mitarbeiter geht

Gerade jetzt kann das richtige Personalmanagement dabei helfen, die Risiken in der Krise abzufedern. Wie das geht, das haben wir in diesem Blogbeitrag einmal zusammengefasst.

Das global grassierende Coronavirus hat die deutsche Regierung zu den einschneidendsten Maßnahmen seit Bestehen unseres Landes veranlasst. Unsere Wirtschaft befindet sich in einer schweren Krise. Diese wird auch mit einem weiteren Rückgang der Infiziertenzahlen und der Öffnung der Gesellschaft nicht enden. Denn die Folgen des Lockdowns sind über alle Branchen hinweg verheerend. Diese Situation lässt sich nicht wegdiskutieren.

Jetzt das Unternehmen strategisch ausrichten

Daher gilt es, aus der Not eine Tugend zu machen. Jetzt müssen wir unsere Unternehmen strukturell das neu ausrichten. Dabei reicht es nicht aus, nach Gefühl einiges neu zu justieren. Vielmehr geht es darum, einen strategischen Zukunftsplan zu entwickeln. Fragen der inneren Struktur und Prozesse, des Personaleinsatzes und der Produktausrichtung sind dabei relevant. Aber auch eine scharfe Analyse des Umfeldes – branchenintern wie über den Branchentellerrand hinweg. Das fällt ungleich schwerer, möchte man dies aus dem internen Blick heraus allein bewältigen. Denn eine klare, emotionsfreie Analyse der Ist-Situation und Definition eines zukünftigen Solls bedarf eines strategisch geleiteten Draufblicks. Involviertheit versperrt schnell den Blick und verleitet zu eher emotionalen Handlungen. Hier bietet es sich an, eine Strategieberatung mit ins Boot zu holen. Sie verfügt über langjährige Erfahrungen, kennt die Mikrosituation und verfügt über den notwendigen Weitblick. Vor allem aber ermöglicht sie einen weniger involvierten Blick auf die tatsächliche Situation. Entscheidungen, freier von Emotionen, werden möglich.

Eine strategische Kennzahl: Was sagt die Arbeitsproduktivität aus?

Sehr deutlich wird dies beispielsweise, wenn es um die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter geht. Aus der internen Sicht heraus verfällt man schnell in eine eher emotionale von weichen Faktoren geprägte Betrachtung. „Der ist immer da.“ „Sie macht einen aufgeräumten Eindruck.“ „Die Mitarbeiter sind ja kaum zu sehen.“ Dies sind relativ häufige, wertende, Bewertungen, die auf zu großer Nähe basieren. Genau darum aber soll und darf es nicht gehen. So nachvollziehbar diese Gedanken auf den ersten Blick auch sind. Die Arbeitsproduktivität stellt hier einen Ausweg dar. Eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die in einem wirkungsvollen Qualitätsmanagement System eine elementare Rolle spielen sollte. Und der Begriff „Kennzahl“ weist hierbei bereits den Weg: Es handelt sich um eine real berechenbare Größe, frei von Emotionen.

Arbeitsproduktivität was ist das?

Nicht verwechseln darf man dabei die Kennzahl der Arbeitsproduktivität mit der der Produktivität. Bei letzterer stellt man den Output (Ausbringungsmenge) dem kompletten Input (eingebrachte Menge aller Produktionsfaktoren) gegenüber. Die Arbeitsproduktivität hingegen sieht zwar auch den Output, stellt diese aber „nur“ ins Verhältnis zur Einbringung des Faktors Arbeit (Arbeitszeit). Vollkommen unabhängig von allen anderen Faktoren beschreibt sie somit die Produktivität in Abhängigkeit von der Arbeitsleistung. Die Ermittlung der Arbeitsproduktivität ermöglicht also, die tatsächliche Leistung einzelner Personen oder Gruppen des Unternehmens in Zahlen auszudrücken. Was sie abrechenbar und vergleichbar macht.

Wie wird Arbeitsproduktivität berechnet?

Da die Arbeitsproduktivität als Zahl ausweisbar ist, ist sie sich mittels einer Formel auch berechenbar. Und sie ermöglicht verschiedene bewertungs- wie strategierelevante Vergleiche. So lässt sich die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters mit der anderer Arbeitnehmer vergleichen. Auch können wir sie im Verhältnis zu strategisch definierten Zielwerten auswerten.Es lassen sich individuelle Entwicklungen bezogen auf konkrete Personen ableiten, die eine emotionsbefreite Grundlage von Personalentscheidungen sein können. Auch lässt sich unsere strategische Planung anhand der Realität regelmäßig kontrollieren. Passen Planung und Ist-Wert der Arbeitsproduktivität nicht zusammen, gilt es, genauer hinzuschauen.

Dies aber ist nicht nur für einzelne Arbeitnehmer möglich. Denn die Arbeitsproduktivität lässt sich auch als Durchschnittswert ganzer Bereiche (Abteilungen  o.ä.) darstellen. Als dabei herangezogene Arbeitsleistung dient dabei jede Art eines messbaren Arbeitsergebnisses (z.B. produzierte Stückzahl, Akquisition von Neuaufträgen etc.). Wichtig ist, einen definierten Zeitraum anzusetzen, den man bei jeder Berechnung konstant halten sollte. Nur dann ist ein Vergleich mit Aussagekraft möglich. Ob es sich um Minuten, Stunden, Arbeitstage oder Jahre handelt, ist letztlich nicht zwingend relevant.

Als konkrete Formel zur Berechnung der Arbeitsproduktivität gilt:

Arbeitsproduktivität = Ergebnis (Output in Zahlen) / Arbeitsaufwand (Arbeitseinsatz von Mitarbeitern in Zeit)

Beispiele zur Berechnung der Arbeitsproduktivität

Berechnung der durchschnittlichen Arbeitsproduktivität von Mitarbeitern einer unternehmensinternen Gruppe:

 

Arbeitsproduktivität allein reicht nicht aus

Ohne Frage, wir sollten die Arbeitsproduktivität innerhalb unserer Unternehmens unbedingt zu einer wichtigen Kennzahl der strategischen Planung machen. Zumindest dort, wo es sinnvoll und möglich ist. Dies gilt vor allem für Unternehmen, deren Ergebnisse sich in Kennzahlen messen lassen. Und bei denen die Arbeitszeit der Mitarbeiter das Gesamtergebnis maßgeblich beeinflusst. Allerdings sollte man berücksichtigen, dass diese wichtige strategische Größe stets im Kontext mit anderen unternehmensspezifischen Kennahlen zu betrachten ist. Denn in der Formel bleibenalle weiteren Faktoren (Kosten der einzelnen Mitarbeiter, vorhandene Maschinen, Arbeitsmittel, Materialien, Effektivität der Zeitnutzung, Qualität der Ergebnisse) unberücksichtigt.

Besonders schwierig ist die Betrachtung der Arbeitsproduktivität hingegen in eher „denkbasierten“ Branchen oder Unternehmensbereichen. Deren Ergebnis lässt sich in der Regel nur schwer in Zahlen messen. Dann kommt jede Formel an ihre Grenzen. Ähnlich sieht es in automatisierten Bereichen aus, in denen Maschinen die überwiegende Arbeit erledigen. Die Arbeitszeit der Angestellten hat hier wenig bis keinen Einfluss auf die Ergebnisse. Die Arbeitsproduktivität hat hier keine Aussagekraft. In diesem Fall ist es elementar, einen eigenen Messbereich zu entwickeln. Empfehlenswert ist es dabei, die Wertschöpfungskette des Unternehmens in primäre, sekundäre und gegebenenfalls tertiäre Elemente aufzugliedern. In der Gesamtbetrachtung werden dadurch strategische Entscheidungen, insbesondere vor dem Hintergrund des eingesetzten Personals, möglich.

Fazit: Richtig angewandt ist die Arbeitsproduktivität eine wichtige strategische Größe

Trotz gewisser Einschränkungen sollte die Arbeitsproduktivität eine enorm wichtige Kennzahl unserer strategischen Unternehmensplanung darstellen. Sie ermöglicht eine rein zahlenbasierte Betrachtung einzelner Mitarbeiter oder gar ganzer Gruppen im Unternehmen. Die gerade im Personalbereich oftmals emotionalen Einflüsse entfallen. Ihre besondere Stärke spielt sie dabei im Vergleich aus. Regelmäßig erhoben, und ggf. bereinigt um externe Faktoren, lässt sie eine sehr klare Einschätzung der einzelnen Arbeitsleistung zu. Diese kann beispielsweise in zeitliche Verhältnisse gesetzt sowohl auf den einzelnen Arbeitnehmer als auch auf eine Gruppe (z.B. Abteilung) erfolgen.

Uns als Unternehmer bietet dies die Chance, einen konkreten Arbeitsplatz strategisch und nicht emotional involviert zu bewerten. Im direkten Mitarbeitervergleich wie auch im Verhältnis zu unserer strategischen Planung. So werden sowohl Entscheidungen hinsichtlich des aktuellen Personalbestands als auch strategische Maßnahmen der Personalentwicklung ermöglicht.

Die Arbeitsproduktivität ist somit eine nicht zu vernachlässigende Größe unserer strategischen Planung. Denn auch im Zukunftsplan unseres Unternehmens lassen sich zeitlich fixierte, abrechenbare Zielwerte der Arbeitsproduktivität festschreiben. Darauf basierend können zum jeweiligen Betrachtungszeitpunkt erneut strategische Personalentscheidungen getroffen werden. Ein Prozess, der trotz der klaren Zahlenbasis möglichst durch externe Berater begleitet werden sollte. Denn sie gewährleisten dort, wo es erforderlich ist, emotionsfreie und nicht involvierte strategische Entscheidungen für unser Unternehmen.

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